La importancia de CONTRATAR POR ESCRITO

"Lo que he escrito, he escrito."
Jn 19,22

REALIZAR UN CONTRATO POR ESCRITO PARA REALIZAR UNA OBRA O UN SUMINISTRO EVITA MUCHOS PROBLEMAS AL COMERCIANTE

Como pequeña empresa, un problema grave con el que se encuentra un comercio a la hora de hacer valer sus derechos en el caso de un incumplimiento de contrato por parte de un proveedor, un gremio o cualquier otro suministrador es la situación de indefensión en la que parece encontrarse.

Así como para el caso de las reclamaciones que plantean los consumidores al propio comercio existen las OMIC, en las que se les asesora y un sistema que es el arbitraje de consumo, que tiene la principal ventaja de ser gratuito y que permite solventar estas reclamaciones por una vía conocida y segura, no existe un equivalente para las empresas, y, en particular para los comercios. Los servicios del arbitraje de consumo no pueden ayudarles puesto que no son considerados como "consumidores finales" del producto o servicio.

Por tanto, como empresas, en el caso de tener un problema con un proveedor, un gremio o similar la única vía que existe para hacer valer los derechos del comercio es la judicial, sería necesario plantear una reclamación ante un juzgado y presentar en el mismo todas las pruebas para defender nuestra posición. Huelga decir que este procedimiento supone unos costes y unos plazos de resolución que lo hacen poco o nada atractivo para una gran cantidad de situaciones que se dejan sin reclamar.

Otro problema es la dificultad de probar lo ocurrido puesto que muchas veces los contratos se hacen de palabra y probar un incumplimiento es una tarea que puede resultar imposible.

CONTRATAR POR ESCRITO: PROCEDIMIENTO MONITORIO

Para poder probar un incumplimiento en una relación comercial y poder iniciar las acciones que corresponda es necesario que primero se hayan hecho las cosas bien, se hayan fijado unos sólidos cimientos en los que poder basar nuestros derechos.

A pesar de que la reclamación por la vía judicial ordinaria puede ser duradera y costosa existe una posibilidad más barata denominada procedimiento monitorio que no precisa de abogado ni procurador (aunque es recomendable un asesoramiento por profesionales) y que puede ser útil para reclamaciones monetarias, sin embargo, punto fundamental para poder llevar a cabo este tipo de acciones en la existencia de documentación que pruebe la operación, es por ello que contratar por escrito puede ser más que recomendable.

El contrato por escrito, firmado por ambas partes y con una correcta identificación del producto o servicio contratados es la herramienta fundamental de prueba en cualquier litigio, se resuelva éste por la vía judicial o en un sistema de arbitraje. Quien defienda lo que dice el contrato escrito tendrá la razón.

¿QUÉ DATOS DEBEN CONTENER LOS CONTRATOS?

No es sólo contratar por escrito, sino que además se debe de hacer bien y para ello es fundamental que el contrato recoja todos los puntos importantes que definan con claridad la obra o servicio que se va a prestar y las condiciones de la misma, como algunos puntos que son fundamentales están:

• IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES: Con todos los datos (Nombre o Razón Social, DNI, Dirección,...)
• DEFINICIÓN CLARA DEL OBJETO DEL CONTRATO: Compraventa, obra, servicio,... Con todo el detalle que sea necesario, presupuestos, materiales, cantidades,...
  
• PRECIO: Importe que se va a pagar como pago de la obra o servicio y la forma de pago (plazos,...)
  
• FECHAS: Con indicación de todas las fechas relevantes en el proyecto: de inicio, de fin de ejecución, etc.
• FORMA DE RESOLVER EL CONTRATO: Fundamental para el caso de reclamaciones, es muy recomendable que se fijen bien estas causas y que se exija siempre que las comunicaciones sean por escrito, para que quede constancia de las mismas.
• CONFLICTOS/ARBITRAJE: Se incluye en los contratos una cláusula que indica la jurisdicción competente en caso de conflicto, no obstante también se puede negociar y aprobar la existencia de un sistema de arbitraje aprobado por las partes que sea el encargado de resolver estos conflictos.
• FIRMAS: Sin la firma de las partes el contrato no tiene validez, es necesario que se recojan las firmas de ambas partes y si el contrato tiene más de una página en todas ellas.

MODIFICACIONES EN EL CONTRATO:

Todo cambio en las condiciones del contrato (plazos, precios, presupuestos, materiales,...) debe recogerse por escrito, en caso contrario todo el trabajo hecho con el contrato habrá valido de nada y en caso de una reclamación estas modificaciones, a efectos legales, no existirían. Suelen ser estas modificaciones una de las causas más importante de problemas y reclamaciones.

FUENTE:
GATC Gernika-Lumo: Elaboración propia